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电子公文推广工作的实践和思考
来源:信息化建设
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发布时间:2007/01/25
  杭州市政府办公信息处理中心
  
   为进一步规范行政行为,降低行政成本,提升政府效能,充分发挥政府信息化建设效用,杭州市政府办公厅于2006年5月1日开始在全市范围部署开展了电子公文的推广工作。目前凡杭州市政府、市政府办公厅下发到各区、县(市)政府和市政府各部门、各直属单位的文件均通过办公业务资源系统以电子公文(CEB文件)传输,不再下发纸质公文。各区、县(市)政府和市政府各部门、各直属单位上报市政府、市政府办公厅的文件均制作成带红头红章的电子公文并通过办公业务资源系统报送,除附带如规划图等特殊格式的附件外,不需再报送纸质公文。市政府办公厅内部收、办、传、拟、发文等公文流转过程也全面实现了无纸化。
  
   初见成效
  
   实施电子公文三个多月以来,发送市委、市政府正式电子公文300 余件,接收各部门上报的电子公文600余件,发送电子刊物约270期,发送会议通知430余件,办理领导批示750余件。公文的无纸化工作不仅有效保障了市委、市政府和各单位的公文传递,并且产生了多方面的效益:
  
   第一、大幅加快了公文的下发速度。在实施电子公文前,市委市政府下发的文件一直执行双轨制,由于电子文件是在纸质文件完成校对后,再由印刷厂将排版文件提交信息中心并转换格式后下发的,因此电子文件下发的速度往往比纸质文件更迟缓。实施电子公文后,文件不再需要经过印刷厂,公文的校对过程也是通过网络进行电子校对,完成校对后生成的红头红章的电子公文做到即发即收,大幅加快了公文下发的速度。
  
   第二、节省了纸张印刷费用。据统计,实施电子公文的第一个月,办公厅用于印刷的费用降低了一半。
  
   第三、规范了电子公文的版式,解决了电子公文的效力问题。在实施电子公文以前,市政府和各区县部门通过网络等方式也在传输电子文件,但这些电子文件存在诸多问题,如电子文件无红头、无公章,字体字号间距等格式不规范等,使得电子文件只能做为纸质文件的补充,用于帮助文件内容的查询和参考。在此次电子公文的推广中,统一采用方正CEB格式的版式文件做为电子公文的通用格式,并制订了电子公文制作排版、电子用印、加密控制、全真显示和打印等规范,使得电子公文美观、严肃、安全,真正可以取代纸质公文。
  
   第四、实现了各部门公文信息的共享。实施电子公文以前电子文件的技术格式多样,有Notes、关系型数据库、WORD、WPS、PDF、TXT、图片等等,由于格式的不统一,电子文件的共享和交换非常困难。通过统一部署CEB版式文件,解决了各单位之间公文信息共享的难题。
  
   第五、减少了负责公文处理工作人员的重复工作。在实行双轨制阶段,公文收发人员既要接受、登记和分发纸质公文,同时还需要处理电子文件。实施电子公文,取消纸质文件,改变了这种不合理的状况。
  
   成功因素
  
   总结杭州电子公文推广工作取得成功的原因,我认为可以用“水到渠成”来概括,此“水”来自多年信息化建设的积累和方方面面对此项工作的共同推动。
  
   第一、领导重视、各方面积极配合。
  
   杭州市领导非常重视和支持电子公文的推行工作,并将该项工作作为建设“创新型、学习型、节约型”机关的具体工作来抓,市政府许副秘书长、伍彬副主任等领导还对电子公文的部署工作提了很多具体的要求。市政府各部门也在人员、设备等各方面积极配合,并对电子公文的运转提出了很多具体的意见和建议。应该说领导的重视和各方面积极配合是电子公文推广工作取得成功的关键。
  
   第二、较好的政府信息化整体应用水平为基础。
  
   电子公文的实施牵涉到法理、意识、技术、应用等等方面,没有较高的政府信息化整体应用水平为基础,推行电子公文来取代纸质公文就是无米之炊。杭州市政府的信息化建设和应用起步很早,1989年就采用主机终端方式建设了第一套公文登记处理系统;1995年市政府大楼按照智能大厦的标准建成了计算机结构化布线系统,建立了覆盖每个办公室的计算机网络系统。并在全国党政部门率先采用Lotus Notes群组软件,构建了基于客户机/服务器体系结构的市党政首脑机关办公服务系统,集电子邮件、办公通用软件、综合电子信息库和工具库为一体,初步实现市党政首脑机关日常办公事务的计算机管理。1996年,建成了以市委、市政府办公厅为中心,上下贯通,涵盖各区、县(市)委、政府和市级机关180多家单位的“杭州市党政机关计算机通信网”,基于此平台建立了电子报(发)文制度,初步实现了通过电子网络传送全市党政机关之间的文件、政务信息,提高了政府机关的办事效率。近几年市政府更是加快了信息化的步伐,建设了“中国杭州”政府门户网站、杭州市投资项目联网审批系统、覆盖全市的GIS系统等等,这些应用系统的建设和成功应用,促进了杭州市政府信息化软硬件水平的提高,增强了公务人员的计算机操作能力,为电子公文的全面推行提供了坚实的基础。
  
   第三、良好的应用软件系统进行支撑。
  
   为配合单轨制电子公文传输工作的开展,进一步提升原办公系统的功能,我们于2004年启动了杭州市党政机关办公业务资源系统的建设工程,并于2006年1月正式启用该系统。该系统的开发以“易用”、“实用”、“安全”为指导思想,除具有原办公系统各项功能外,特别对电子公文的制作、加密、传输、全真显示、打印控制等进行了很好的支持,另外还集成了公务邮箱、电子文件柜、即时消息、短消息、视频点播、决策支持、PDA移动办公等等众多方便实用的功能。系统的部署得到了各方面的好评,目前该系统已经开始在各区县及部门推广,帮助各区县及部门内部实现无纸化办公,提升信息化水平。可以说这套功能全面、使用方便、安全可靠的信息系统有力的保障了电子公文单轨制的实施。
  
   第四、周密的准备和细致的实施。
  
   由于传统的纸质公文处理方式由来已久,取消纸质公文将对很多传统的观念和工作方法产生冲击。为使电子公文推广工作平稳开展,我们从技术、业务流程重构、培训和维护机制等方面做了周密的规划和安排。
  
   1、技术准备:开发了党政机关办公业务资源系统,并在市级机关成功部署和应用,联合浙江大学编制了《杭州市国家行政机关电子公文交换规范》(GB/T 19667.1-2005),用该规范作为地方标准对杭州市的电子公文格式、电子公文的显现、办理、交换、归档等做了规范、为电子公文的推广做了铺垫。
  
   2、业务调整:我们和业务处室密切合作,根据无纸化办公的特点调整了公文处理的流程,适应了电子公文的要求。
  
   3、强化培训:我们制定了详细的培训计划,按计划完成了市级机关各单位的办公系统和电子公文制作使用培训班20多期,并编发了实用性很强的电子公文操作手册,做到公文处理人员人手一本。
  
   4、维护机制:我们建立了由信息中心、软件集成商、电子公文原厂商互相配合的三级维护响应机制,明确了问题处理的流程和各自责任,有效的保障了电子公文的顺利推行。
  
   下一步的突破点
  
   虽然目前电子公文的推广工作已经取得了一定的成绩,但是在电子公文的推广中,一直有些困惑和问题萦绕在我心中,希望在下一阶段的工作中能有所突破。
  
   第一、电子印章的合法性。
  
   目前所采用的电子印章在技术上能够实现对电子文件的加密、签名等功能来确保电子文件的安全,但在电子印章的印制权,审批权和管理权,及带电子印章的公文由谁来认定其具有法律效率等方面国家尚没有出台统一的标准和规范。
  
   第二、电子公文的兼容性。
  
   目前国内电子公文格式主要有CEB、SEP等,这些电子版式文件由不同的公司设计,出于技术、商业等方面的考虑,兼容性都不强,不能互相转换和匹配。杭州地区虽然已经统一采用CEB格式,但在和采用不同电子公文格式的上级部门及兄弟单位之间进行电子行文时将无法互相识别,目前急需国家权威部门对电子公文的格式进行规范和统一,以便电子公文能够真正实现通用化。
  
   第三、电子公文的应用范围界限。
  
   目前杭州市的“红头文件”已经全面实现了电子化,下一步还打算在信息类、简报类、信函类、礼仪类和讲话类等非规范性文件及行政审批等领域中推广使用电子公文。但电子公文的应用边界究竟在那里,那些是必须用纸质公文来完成的,那些是通过技术的改进和应用的深化可以逐步电子化的,这些问题尚没有明确的规定,也无可经验可以参考,电子公文的发展方向还不明朗。
  
   第四、电子公文的归档保存问题。
  
   由于电子公文的载体是电子信息,而众所周知电子信息技术发展日新月异,10多年前普遍使用的早期WPS和Word格式的文件,现在需要经过格式转换才能使用,当时的主要存储介质软盘,现在很多计算机都已经不再列入标准配置中。那么我们用当前的技术制作的电子公文,10年,20年以后是否还能够被准确还原呢?我们需要哪些配套措施来确保他们能够被准确还原呢?只有解决了电子公文的归档保存问题,才能为电子公文的全面推广扫清后顾之忧。
  
   我们处在一个创新的时代,电子公文推广工作就是一项新事物。电子公文推广中的碰到的很多问题需要我们用创新的方法去思考,更需要我们用创新的方法去解决。杭州市在电子公文的应用方面只是走出了第一步,为通过电子公文的应用来助推政府信息化,我们还有很多工作要做。
  
 
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