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北京市海淀区跨部门网上协同办公实例分析
来源:中国电子政务网
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发布时间:2006/09/20
   “登陆‘海淀区政府行政办事中心网上申报平台’进行网上申报,然后到工商局交验原始材料,32个工作日后就可以领取营业执照了。”这样的回答多少让做好了“打持久战‘准备的周若浩有点儿难以置信。
  
   周若浩是一名刚刚回国的“海龟”,准备创办一家生物制剂企业。早就听说国内办事儿繁琐,申请流程冗长,于是特意跑到中关村科技园区企业服务中心做业务咨询。没想到,得到了工作人员这样的答复。
  
   “设立高新技术企业不是涉及好多部门吗?”周若浩还是有点儿不放心。
  
   “现在,这相关的8个部门已经实现跨部门协同办公了......”
  
   跨部门的网上协同办公
  
   回到办公室,周若浩立即登录“海淀区政府行政办事中心的网上申报平台”,“生物制剂企业”属于内资高新技术企业,根据提示进入“内资高新技术企业设立”页面,一幅申办该类企业的流程图就会出现在眼前。它清晰的标明了办事所涉及的海淀区工商分局、公安分局、海淀园管委会、国税局、地税局等8个部门,以及办事所需的5个步骤。另外,对每个部门的办理事项、办理时限也都进行了标注。
  
   了解办事流程之后,点击网页右侧的“开始申报”,就可以直接进入具体申报过程了。材料列表中详细列出了需要办理的所有证书、批文以及需要提交的原始材料或证明。而每当选择所具备的材料时,系统相应地就会提示可以办理的事项。通过点击“企业名称预审核”,填上该事的办理结果,系统则会自动把其他相应的曾在政府办事过程中系统存储过的找出来。而在填表过程中,每填一个表格,系统都会自动弹出填表说明,详细介绍该空格应该填写什么内容、注意事项等。
  
   由于海淀区政府在建设网上协同办公过程中进行了“一表制改造”,虽然需要填写的表格有八九张,但没有一项内容是重复填写。在表和材料一次性提交完成后,系统会自动提供一个业务编号,供办事人上网查询办事过程。
  
   北京中海纪元数字技术发展有限公司是海淀区跨部门协同办公系统的承建商。据总裁柳进军介绍,办事人提交上来的表格数据,将通过一个网闸,进入内网,由海淀区工作人员进行处理。系统会根据每个人的职称和职责,把该做的工作自动分到每个工作人员“桌面”上,工作人员只要登录办公桌面,就可以看到自己的工作列表。
  
   具体来讲,整个操作流程包括,海淀工商分局的工作人员审核企业名称、办完营业执照后,信息传回数据交换和共享平台;然后,系统自动把信息传递到中关村科技园区海淀园管委会工作人员的\"桌面\",审核申办企业是否具备高新技术(内资)企业资格;然后,信息依次流转到公安分局、质监局、地税局、国税局、统计局等部门。各部门的数据保存在各自的数据库内,并在数据交换和共享平台集中进行备份。
  
   就这样,原本冗长繁琐的申请过程,通过“海淀区政府行政办事中心的网上申报平台”“一站式”的完成了。
  
   “学习”与“共享”是关键
  
   然而,跨部门协同办公的实现过程,却远非使用起来这么简单。柳进军说,其中\"学习\"和\"共享\"是海淀区推动统一上网与协同办公不可或缺的两块基石 。
  
   然而,跨部门协同办公的实现过程,却远非使用起来这么简单。柳进军说,其中“学习”和“共享”是海淀区推动统一上网与协同办公不可或缺的两块基石。
  
   各地区政府的服务是由一个一个部门组成的,缺乏整体性。用户设立企业之初并不知道程序流程,而所涉及的每个部门,都有自己的一套办事程序与办事要求, 对其它部门则不了解, 这就意味着没有一个部门能够讲清楚全部要求与全部程序。一般来讲,直到事情全部办完,办事主体才能了解清楚全部流程。但对企业和老百姓来讲,办事儿是一次性的。因此,知识没有被积累,这样导致了效率低下,而且对社会也造成了巨大的浪费。
  
   于是通过业务梳理,搞清楚跨部门的业务是如何开展的;老百姓有什么样的业务需求;各部门的业务是怎样流转的等等,成为协同办公的业务开发的第一步。
  
   从2004年3月,海淀区电子政务工作人员用了一个月的时间,全面梳理了全区35个委办局的1578项对外办理业务事项。在业务梳理过程中,不论审批还是许可,只要是对外办理业务,海淀区政府要求各委办局必须说清楚::干什么事、怎么办的、前家是谁、后家是谁、需要哪些证件和材料、办这件事情的法律依据是什么。
  
   柳进军表示,这个步骤也是实现协同办公最困难的部分。“比如企业设立这个主题, 企业或个人是主体。不同的主体,都有不同的办事方法。设立企业性质不同(比如办独资的企业,外商投资独资企业等等),设立企业行业不同(比卫生、电信、医药等等),所涉及的办法和流程都不相同。”
  
   在接下来的几个月中,工作人员又按照功能群的划分,如企业设立、房地产开发、招商引资、市场监管、城市管理、教科文卫、劳动就业等,按照各部门业务的逻辑关系梳理出多部门间的合作业务流程; 然后,将各部门内部的业务通过政府统一的信息交换与共享平台,与部门间的合作业务流程进行组合,将政府按部门的业务提升为面向公众服务的协同功能群。
  
   这个业务梳理的过程,就是柳进军所说的知识积累、学习的过程。而搭建信息交换平台,则是实现共享的关键。因为没有数据共享,跨部门协同办公就如同空中楼阁。但由于每个部门都已经开发有自己的业务系统, 这些成果都需要保护,所以建立政府跨部门信息交换和共享机制面临着巨大的困难。
  
   据了解,为了做到阻力最小,海淀区政府设计了四种数据交换模式以满足各委办局信息共享的需要。
  
   一是通过系统对接实现两系统之间的数据交换,这是最理想和简便的交换模式。如海淀园将其网上办公业务全部移植到区政府办公平台,真正“融为一体”实现数据共享、资源整合等。二是对于某些不能直接对接的系统,采用“前置机”的方式,定期交换信息。目前海淀区地税局、海淀区统计局等部门分别布置了前置机来进行部门间的数据交换和共享。三是通过\"导盘方式\"实现数据共享,目前海淀区国税局采用这种方式从一定程度上环节了工作人员的压力。四是通过人工录入的方式来确保数据交换和共享,工作人员在这个系统录入一遍,再到那个系统录入一遍,海淀区工商局最早采用的就是这种模式。
  
   据悉,以企业设立为例,协同办公系统涉及9个部门, 采用了九种完全不同的系统连接的接口方案, 连接各系统的相应软件都需要精确的对症处理, 尽管其精确度成为系统实现中的最大成本,然而正是这个最大成本确保系统的顺利过度, 实现了最终的目标。
  
   2005年7月1日,第一个系统办公系统--企业设立跨部门协同办公系统正式“上岗”。该系统涉及区内17家委办局,实现了256类企业的网上协同申办。截至2005年12月31日,海淀区网上办理协同事项400余件。
  
   柳进军透露,除了目前的“企业设立”以外,今天9月份,一个围绕“建委”的大的协同系统也将会正式上线启用。
  
   小荷才露尖尖角
  
   目前,海淀区的跨部门协同办公,已经带来了明显的成效。从数字上讲,以“内资高新技术企业设立(有限责任公司)”业务事项为例,协同前办事人填写的表单数为29张,数据为678项,协同后表单减少到11张,数据缩减为423项,办理时间由协同前的46工作日缩减为32工作日,工作效率提高了30%。
  
   同时,协同办公还大大减少了用户的反复补证。据统计,以往用户办一项企业设立业务经常要跑八、九次。一个重要原因就是信息告知率太低。协同办公通过对整个业务的梳理已将流程完全搞清楚, 通过网络公布所需准备的资料和流程,大大减少用户的反复补证。
  
   此外,通过运用信息技术,很好地积累了细节改进的经验, 减少用户的填报失误。任何失误都会带来用户时间的浪费, 甚至是重新填报。而设计良好的网上填报系统,则通过程序来检查预防出错。
  
   然而,不可否认的是,协同办公系统建设存在的一些问题。例如,由于各业务系统的标准不统一,接口连接的成本过高 将会带来以后维护的复杂性;有些政府部门的配合还存在着问题, 个别部门的消极会拖延整体的进度;有些行业的规定存在着相互矛盾的条款, 如在土地的使用方面有些文件的审批权是按面积划分, 有些文件又是按投资规模来划分审批权, 相互矛盾必然会影响协同办公业务的开发效果;等等。
  
   事实上,跨部门的协同办公在中国可以说是属于“小荷才露尖尖角”的状况,而海淀区的做法仅仅是一种尝试和探索。从全国的电子政务发展来讲,大多数地区还正处在第一个发展阶段,即实现信息公开的阶段。海淀区的跨部门协同办公相对来讲属于超前行为,因此,从社会的接受能力和推行的角度来看,难度会更大。
  
   “它(跨部门协同办公)的价值更多的是在于对未来模式的探讨和经验的积累上,而不是在实际问题中充当主力军的作用。”柳进军如是说。
 
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